حق امضای شرکت در قراردادها و اسناد اداری؛ چه کسی اختیار امضا دارد؟

حق امضای شرکت در قراردادها و اسناد اداری؛ چه کسی اختیار امضا دارد؟

حق امضا در شرکت ها یکی از مهم ترین موضوعات حقوقی و اجرایی است که می تواند بر روابط قراردادی و مسئولیت های حقوقی آن شرکت تأثیر مستقیم بگذارد. امضای اسناد و قراردادها توسط افراد مجاز، نشان دهنده تعهد رسمی شرکت و اجرای صحیح مفاد توافقات است. 

تعیین دقیق این افراد و ضوابط مربوط به امضای اسناد، علاوه بر جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی، موجب افزایش شفافیت و اعتبار حقوقی شرکت خواهد شد و برعکس عدم پایبندی شرکت ها به ضوابط قانونی در امضای قراردادهای مهم معنایی جز جاری بودن کلاهبرداری های حقوقی در آن شرکت ندارد.

در این مقاله، به بررسی مفهوم حق امضا، افراد دارای اختیار امضا، نحوه تعیین این افراد و چالش های حقوقی مرتبط با این موضوع خواهیم پرداخت.

مفهوم حق امضا در شرکت ها

حق امضا در شرکت ها به معنای اختیار قانونی یک یا چند شخص برای امضای قراردادها، اسناد مالی، نامه های رسمی و سایر اسناد اداری به نمایندگی از شرکت است. این اختیار معمولاً در اساسنامه شرکت، مصوبات هیئت مدیره و یا تصمیمات مجمع عمومی تعیین می شود. به عنوان مثال، در یک شرکت سهامی خاص، مدیرعامل ممکن است اختیار امضای کلیه قراردادهای تجاری را داشته باشد، درحالی که برای برخی قراردادهای مهم مانند معاملات مالی کلان، امضای مشترک مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره الزامی باشد. 

در شرکت های تضامنی نیز معمولاً تمامی شرکا حق امضای اسناد مالی را دارند، مگر اینکه توافق خاصی بین آنان صورت گرفته باشد که این حق را به یک یا چند نفر محدود کند. در این صورت با توافق میان این شرکا قراردادهای مهم امضا شده و قابلیت اجرایی می یابند.

افراد دارای حق امضا در شرکت ها

1. مدیرعامل: در اغلب شرکت ها، مدیرعامل به عنوان نماینده اجرایی شرکت، دارای حق امضای رسمی اسناد و قراردادها است. این حق می تواند محدود یا گسترده باشد و معمولاً در اساسنامه شرکت تعیین می شود. برای مثال، در یک شرکت سهامی خاص، مدیرعامل ممکن است اختیار امضای کلیه قراردادهای روزمره را داشته باشد اما برای معاملات کلان نیاز به تأیید هیئت مدیره داشته باشد. در صورت غیاب مدیرعامل، معمولاً فردی از میان اعضای هیئت مدیره یا قائم مقام وی به عنوان جایگزین معرفی می شود.
2. رئیس و اعضای هیئت مدیره: بسته به ساختار شرکت، برخی یا تمامی اعضای هیئت مدیره می توانند حق امضا داشته باشند. این اختیار می تواند به یک یا چند عضو خاص تفویض شود. به عنوان نمونه، در شرکت هایی که رئیس هیئت مدیره و مدیرعامل دو شخص مجزا هستند، ممکن است اسناد مالی نیاز به امضای هر دو نفر داشته باشد. همچنین، در صورت عدم حضور یک عضو دارای حق امضا، هیئت مدیره می تواند جانشینی را تعیین کند.
3. نمایندگان قانونی: در برخی موارد، شرکت ها ممکن است نمایندگان قانونی مشخصی را برای امضای اسناد تعیین کنند. این نمایندگان می توانند مشاوران حقوقی، حسابداران یا سایر مدیران اجرایی باشند. به طور مثال، در یک شرکت بازرگانی، مدیر مالی ممکن است حق امضای چک ها و اسناد مالی را داشته باشد، درحالی که مدیر حقوقی مسئول امضای قراردادهای حقوقی باشد. شرکت ها می توانند از طریق تفویض اختیار، فرد جایگزینی برای هر یک از این نمایندگان تعیین کنند.
4. شرکا و سهامداران عمده: در شرکت های تضامنی یا برخی شرکت های با مسئولیت محدود، ممکن است شرکا یا سهامداران عمده نیز حق امضا داشته باشند. برای مثال، در یک شرکت با مسئولیت محدود که تنها دو شریک دارد، ممکن است امضای هر دو نفر برای اعتبار اسناد ضروری باشد. در این موارد، شرکا می توانند فردی را به عنوان نماینده یا جانشین برای امضا در صورت عدم حضور خود معرفی کنند.

در تمامی این موارد، شرکت ها می توانند با استفاده از مصوبات هیئت مدیره یا وکالت نامه های رسمی، جانشین هایی برای افراد دارای حق امضا در نظر بگیرند تا در مواقع ضروری از ایجاد وقفه در فرآیندهای شرکت جلوگیری شود.

تعیین و تفویض حق امضا حق امضا

تعیین و تفویض حق امضا معمولاً از طریق یکی از روش های زیر انجام می شود: 

• اساسنامه شرکت: در زمان تأسیس شرکت، اساسنامه مشخص می کند که چه کسی یا کسانی دارای حق امضا خواهند بود. اساسنامه شرکت به عنوان یکی از مهم ترین اسناد قانونی، چارچوب کلی فعالیت های شرکت را تعیین می کند. این سند شامل اطلاعاتی مانند نوع شرکت، موضوع فعالیت، سرمایه، تعداد سهام، وظایف و اختیارات مدیران، نحوه تصمیم گیری در شرکت و همچنین تعیین افرادی است که دارای حق امضا خواهند بود. در واقع، اساسنامه به مثابه قانون داخلی شرکت عمل کرده و مشخص می کند که چه کسانی می توانند اسناد رسمی و قراردادهای شرکت را امضا کنند.
• مصوبات هیئت مدیره: در طول فعالیت شرکت، هیئت مدیره می تواند با صدور مصوبه ای، افراد خاصی را به عنوان امضاداران مجاز معرفی کند.
• وکالت نامه رسمی: شرکت ها می توانند از طریق وکالت نامه رسمی، اختیار امضا را به افراد خاصی تفویض کنند.
• تصمیمات مجمع عمومی: در برخی موارد، مجمع عمومی شرکت می تواند درباره حق امضا تصمیم گیری کند.

تفویض اختیار حق امضا در شرکت ها به دلایل مختلفی انجام می شود که در ادامه به مهم ترین آن ها اشاره می کنیم: 

1. تسهیل و تسریع فرآیندها: یکی از دلایل اصلی تفویض اختیار حق امضا، تسهیل فرآیندهای اداری و تصمیم گیری در سازمان است. زمانی که فقط یک فرد (مثلاً مدیرعامل) مجاز به امضا باشد، ممکن است کارها به تعویق بیفتد. تفویض اختیار باعث می شود تا افراد مختلف در سطوح مختلف سازمان قادر به امضا و تایید اسناد باشند و این باعث تسریع در انجام امور می شود.
2. تقسیم مسئولیت ها: در شرکت های بزرگ، افراد مختلف مسئولیت های متنوعی دارند. تفویض اختیار به افراد مختلف کمک می کند تا مسئولیت های خود را به نحو مؤثری انجام دهند و در عین حال بار تصمیم گیری از دوش مدیران ارشد برداشته می شود.
3. تخصصی شدن فرآیندها: با تفویض اختیار، افراد می توانند بر اساس تخصص خود در حوزه های خاص مانند مالی، مسائل حقوقی شرکت ، اسناد و قراردادها را امضا کنند. این اقدام باعث می شود که هر شخص در حوزه خود تصمیمات بهتری بگیرد و تصمیمات به سرعت اتخاذ شوند.
4. افزایش انگیزه و اعتماد به کارکنان: تفویض اختیار به کارکنان، به آن ها این احساس را می دهد که به آن ها اعتماد شده است و مسئولیت های بیشتری بر دوش آن ها گذاشته شده است. این کار می تواند انگیزه و تعهد کارکنان را افزایش دهد.
5. کاهش بار کاری مدیران ارشد: با تفویض اختیار، مدیران ارشد می توانند تمرکز بیشتری بر استراتژی های کلان و تصمیمات مهم داشته باشند و از انجام امور روزمره و جزئی کمتر نگران باشند.
6. پاسخگویی و شفافیت بیشتر: تفویض اختیار می تواند باعث شفافیت بیشتر در سازمان شود، زیرا مسئولیت ها و اختیارات به وضوح بین افراد تقسیم شده و هر فرد می داند که در چه حوزه ای مسئول است.

تفویض اختیار در نهایت باید به گونه ای صورت گیرد که از سوء استفاده یا تصمیم گیری نادرست جلوگیری کند و هر فرد دارای اختیار، با توجه به مسئولیت و صلاحیت های خود، عمل کند.

مراحل تغییر حق امضاء شرکت

• تشکیل جلسه مجمع عمومی عادی یا هیات مدیره مبنی بر تغییر دارندگان حق امضا شرکت
• تنظیم صورتجلسه مربوطه ممهور به مهر شرکت و امضا شده توسط حاضرین در جلسه
• مراجعه به سامانه ثبت شرکتها به نشانی http://sherkat.ssaa.ir/
• از منوی ثبت صورتجلسه تغییرات اطلاعات مربوط به صورتجلسه را وارد نمایید
• ثبت نهایی درخواست
• چاپ رسید پذیرش تغییرات
• ارسال مدارک (اصل صورتجلسه، رسید پذیرش، مدارک تشریفات دعوت) از طریق پست به اداره ثبت شرکتها
• در صورت تایید کارشناس، پرینت از پیش نویس آگهی تغییرات
• مراجعه حضوری به اداره ثبت شرکتها
• اخذ اصل آگهی تغییر دارندگان حق امضا شرکت

محدودیت های حق امضا 

حق امضا ممکن است با محدودیت هایی همراه باشد که شامل: 

• امضای مشترک: برخی اسناد مهم مانند قراردادهای مالی بزرگ، ممکن است نیاز به امضای دو یا چند نفر داشته باشند. در این صورت نیاز است تا اعضای تعیین شده شرکت نسبت به درج امضا اقدام نمایند و در غیر این صورت اسناد قابلیت اجرایی پیدا نخواهند کرد.
• محدودیت موضوعی: برخی افراد تنها مجاز به امضای اسناد مرتبط با حوزه کاری خاصی از شرکت خود هستند. به عنوان مثال، در یک شرکت تولیدی، مدیر مالی تنها مجاز به امضای اسناد مالی مانند چک ها و صورت حساب ها است و نمی تواند قراردادهای مرتبط با خرید مواد اولیه را امضا کند. همچنین، در یک شرکت حقوقی، مدیر دپارتمان منابع انسانی ممکن است فقط اختیار امضای قراردادهای استخدامی را داشته باشد، در حالی که قراردادهای مربوط به همکاری های حقوقی باید توسط مدیرعامل یا مشاور ارشد امضا شوند.
• محدودیت زمانی: در برخی موارد، اختیار امضا به مدت معینی معتبر است و پس از آن نیاز به تمدید دارد.

مسئولیت های حقوقی دارندگان حق امضا

افرادی که حق امضای اسناد شرکت را دارند، مسئولیت های قانونی و حقوقی خاصی را نیز بر عهده می گیرند: 

• مسئولیت کیفری و مدنی:  امضاکنندگان مسئول صحت و قانونی بودن اسناد هستند و در صورت بروز تخلف، ممکن است از نظر کیفری یا مدنی مسئول شناخته شوند.
• تبعیت از مقررات داخلی شرکت: افراد دارای حق امضا باید مطابق با سیاست ها و مقررات داخلی شرکت عمل کنند.
• حفاظت از منافع شرکت: هرگونه امضای اسناد و قراردادها باید در راستای منافع شرکت باشد و از سوءاستفاده احتمالی جلوگیری شود.

استعلام دارندگان حق امضا شرکت

برای اطلاع از آخرین تغییرات امضا هر شرکت در صورتیکه آگهی مربوطه در 10 سال اخیر در سامانه ثبت شرکتها پذیرش شده باشد و در روزنامه رسمی کشور چاپ گردیده باشد می بایست به سامانه روزنامه رسمی شرکت به نشانی rrk.ir مراجعه نمود و به آخرین روزنامه های تغییرات حق امضا هر شرکت دست پیدا کرد. مراحل استعلام دارندگان حق امضا شرکت به شرح ذیل می باشد:

1. مراجعه به سامانه روزنامه رسمی کشور به نشانی فوق
2. ورود به بخش آگهی های قانونی
3. ورود سال مورد نظر در خصوص استعلام روزنامه در ده سال اخیر
4. ورود نام شرکت، شماره ثبت و یا شناسه ملی شرکت
5. کلیک روی گزینه جستجو

از لیست آگهی های نمایش داده شده می توان به تمامی آگهی های شرکت اعم از تاسیس و تغییرات شرکت که در ده سال اخیر در روزنامه رسمی کشور چاپ گردیده دست پیدا نمود و این تغییرات می تواند شامل تغییر دارندگان حق امضا شرکت نیز باشد.

نحوه اطلاع از تفویض حق امضا با استفاده از سامانه لینکا

شرکت ها و افراد ذی نفع می توانند از طریق سامانه لینکا به نشانی linka.ir علاوه بر کلیه اطلاعات مورد نیاز در خصوص یک شرکت، اطلاعات مربوط به تفویض حق امضا در شرکت ها را نیز مشاهده کنند. این سامانه اطلاعات مربوط به امضاداران مجاز، محدودیت های تعیین شده و تغییرات احتمالی در اختیارات امضا را نمایش می دهد و موجب افزایش شفافیت در فرآیندهای حقوقی و مالی شرکت ها می شود. همچنین شما با استفاده از سامانه لینکا میتوانید به تاریخچه افراد که حق امضا در یک شرکت داشته اند نیز دسترسی داشته باشید.

 

نتیجه گیری 

حق امضا در شرکت ها نقش حیاتی در تضمین اعتبار و صحت قراردادها و اسناد رسمی دارد. شناخت دقیق افرادی که اختیار امضا دارند و رعایت ضوابط قانونی مربوطه، موجب جلوگیری از مشکلات حقوقی و مالی می شود. شرکت ها باید از طریق اسناد رسمی و داخلی، این اختیار را به درستی تعیین کنند و در صورت نیاز، بازنگری های دوره ای انجام دهند تا از سوءاستفاده و مشکلات احتمالی جلوگیری شود.